Egal ob Vollstudium oder Semesteraufenthalt im Ausland – wenn du im Ausland studieren möchtest, benötigst du ein sogenanntes Transcript of Records beziehungsweise Record of Study. Das Transcript der ausländischen Hochschule stellt nach der Rückkehr zusammen mit dem „Learning Agreement“ das wichtigste Dokument für die Anerkennung von dir im Ausland erbrachten Studienleistungen dar.
Doch was hat es mit einem Transcript für ein Auslandsstudium auf sich? Wie bekommst du das Dokument und wie unterscheidet es sich von anderen Zeugnisdokumenten?
Bestandteile eines Transcripts für dein Auslandsstudium
Das Transcript of Records ist ein Instrument des European Credit Transfer System. Es handelt sich um eine Leistungsübersicht beziehungsweise einen Notenspiegel, der Auskunft über deine Studienleistungen gibt.
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Ein Blick auf das Transcript of Records gibt Aufschluss über die folgenden Punkte:
- Alle bislang absolvierten Module und Lehrveranstaltungen
- Prüfungsformen und das Semester, in dem du die jeweiligen Leistungsnachweis erbracht hat
- Erreichte ECTS-Credits
- Erzielte Noten
Darüber hinaus sollten aus deinem Transcript für ein Auslandsstudium dein Name und die Hochschule, deine Matrikelnummer, das Studienfach inklusive Haupt- und Nebenfach sowie der angestrebte Abschluss hervorgehen. Damit ein Transcript für ein Auslandsstudium von der Gasthochschule akzeptiert wird, sind zudem Stempel und Unterschrift der Heimathochschule erforderlich.
Da in anderen Ländern andere Notensysteme existieren, enthält das Transcript für ein Auslandsstudium idealerweise zusätzlich eine Erklärung des an der Heimathochschule verwendeten Notensystems.
Dadurch, dass die Bewerbung für ein Auslandssemester mit einem vorläufigen Transcript of Records erfolgt, gibt es oftmals Module, für die noch keine Note vorliegt. In diesem Fall ist es ratsam, an entsprechender Stelle den Hinweis „pending“ oder „not graded yet„ zu ergänzen. ECTS-Punkte werden nur für abgeschlossene Module angegeben.
Funktion eines Transcript of Records
Ein Transcript für ein Auslandsstudium liefert der Zielhochschule im Ausland wichtige Informationen. Wenn du beispielsweise ein Semester im Ausland verbringen und fortgeschrittene Kurse besuchen möchtest, musst du meist bestimmte fachliche Vorkenntnisse mitbringen.
So setzen viele Hochschulen die erfolgreiche Teilnahme an spezifischen Kursen voraus. Das Transcript of Records gibt Auskunft darüber, ob du an deiner Heimatuniversität inhaltlich vergleichbare Kurse besuchst sowie bestimmtes Fachwissen erworben hast und somit die nötigen Voraussetzungen erfüllst.
Im Anschluss an das Auslandssemester stellt die Gasthochschule der Heimatuniversität eine Übersicht über alle von dir im Ausland erbrachten Studienleistungen aus. Dies ist die Grundlage dafür, dir die im Ausland absolvierten Kurse anerkennen zu lassen.
Ein Transcript für dein Auslandsstudium beantragen
Viele Hochschulen in Deutschland erstellen ein Transcript für ein Auslandsstudium auf der Grundlage ihrer Datenbanken. Dann ist es möglich, eine Leistungsübersicht beim Prüfungsamt, dem International Office oder einer anderen offiziellen Stelle der Universität zu beantragen.
Es gibt jedoch auch Hochschulen, die für ein Transcript of Records eine Vorlage bereitstellen. Diese muss von dir ausgefüllt und bei der zuständigen Stelle der Hochschule eingereicht werden. Für den Fall, dass es an der Heimathochschule keinen Vordruck für ein Transcript gibt, stellt College Contact dir eine Vorlage zur Verfügung.
Wichtig beim Erstellen eines Transcripts für ein Auslandsstudium ist, dass es komplett englischsprachig beziehungsweise in der entsprechenden Landessprache geschrieben ist. Es genügt nicht, den Kopf des Formulars auf Englisch auszufüllen. Zusätzlich ist eine englische Übersetzung aller bislang belegten Kurse erforderlich. Andernfalls kann sich die Gasthochschule im Ausland keinen Eindruck von dir und deinen Qualifikationen verschaffen.
Für den Fall, dass es keine englischsprachigen Kursbezeichnungen gibt, kannst du die Kursnamen möglichst wortgetreu übersetzen.
Aufgrund der Notenerklärung auf dem Transcript ist es nicht erforderlich, eine Umrechnung der eigenen Noten vorzunehmen. Im Anschluss an das Auslandssemester rechnet die Heimathochschule die im Ausland erlangten Noten des Studenten in das eigene Notensystem um.
Andere Zeugnisdokumente
Neben dem Transcript of Records gibt es eine Reihe von anderen Dokumenten, die Teil der Abschlussunterlagen sind: das Diploma Supplement, die Abschlussurkunde und das Abschlusszeugnis.
Diploma Supplement
Das sogenannte Diploma Supplement ergänzt dein Abschlusszeugnis und wird standardmäßig als englischsprachiges Dokument erstellt.
Das Diploma Supplement soll es in- und ausländischen Hochschulen und Arbeitgebern erleichtern, deine Studieninhalte und akademische Abschlüsse zu bewerten und einzuordnen. Es liefert Informationen zu deinen individuellen Daten und enthält einheitliche Angaben zu den folgenden Bereichen:
- Status der Hochschule
- Art des Studienabschlusses
- Formale und inhaltliche Merkmale des Studienprogramms (Studienziele und -inhalte, Studienverlauf, Bewerbungsvoraussetzungen, mit dem Abschluss erworbene Qualifikationen)
- Standardisierte Erläuterung des deutschen Hochschulsystems (National Statement)
- Gegebenenfalls relevante Zusatzinformationen
Abschlusszeugnis und Urkunde
Hast du alle Leistungen erbracht und deine Bachelor- beziehungsweise Masterarbeit bewertet, erhältst du ein Zeugnis und eine Urkunde. Eine Bachelor- oder Masterurkunde bestätigt den erfolgreichen Abschluss deines Studiums.
Dein Bachelor-/Masterzeugnis listet dagegen die einzelnen Module mit Modulnoten und Punkten nach ECTS sowie das Thema der Abschlussarbeit auf. Der Unterschied zum Transcript of Records besteht darin, dass im Abschlusszeugnis die allgemeinen Modulbezeichnungen vermerkt sind, wohingegen das Transcript den individuellen Studienverlauf dokumentiert.
Wichtige Hinweise zu einem Transcript für dein Auslandsstudium
Vor der Bewerbung für ein weiterführendes Studium ist es wichtig, sich darüber zu informieren, ob die Gasthochschule eine vorläufige Leistungsübersicht akzeptiert. An einigen Universitäten ist es unter bestimmten Voraussetzungen möglich, das Abschlusszeugnis nachzureichen. An anderen Hochschulen kannst du dich nur mit den vollständigen Abschlussunterlagen bewerben.
Auch gibt es je nach Hochschule unterschiedliche Vorgehensweisen in Bezug auf die Zustellung des Transcripts. Einige Hochschulen fordern das Transcript für ein Auslandsstudium direkt von der ausstellenden Hochschule an, teils in einem versiegelten Umschlag. An anderen Einrichtungen kannst du das Transcript selbst einreichen. Diesen Schritt übernimmt College Contact für dich und sorgt für einen zeitlich koordinierten Versand der kompletten Bewerbungsunterlagen.
Dein Transcript beglaubigen lassen
Im Gegensatz zur Bachelorurkunde oder anderen Abschlussunterlagen kann ein Transcript of Records grundsätzlich mehrfach angefertigt werden, schließlich handelt es sich um eine aktuelle Leistungsübersicht. Aus diesem Grund wird das Transcript für ein Auslandsstudium üblicherweise im Original und nicht als beglaubigte Kopie bei der Zielhochschule eingereicht .
Für den Fall, dass eine Kopie des Transcripts eingereicht werden soll, ist eine offizielle Beglaubigung des Dokuments erforderlich. Diese lässt sich an den folgenden Merkmalen erkennen:
- einem Vermerk, der bescheinigt, dass die Kopie mit dem Original übereinstimmt
- einer Unterschrift des Beglaubigenden
- einem Abdruck des Dienstsiegels im Original
Alle öffentlichen Stellen, die ein Dienstsiegel führen, sind dazu befugt, amtliche Beglaubigungen auszustellen. Das können Behörden von Bund, Ländern oder Kommunen, Notare oder öffentlich-rechtlich organisierte Kirchen sein. Nicht anerkannt werden erfahrungsgemäß Beglaubigungen von Rechtsanwälten, Wirtschafts- und Buchprüfern, Vereinen, Banken oder Versicherungen.
Für den Fall, dass ein Transcript für ein Auslandsstudium aus mehreren Einzelblättern besteht, muss jede Seite der Kopien einen Siegelabdruck enthalten. Sind die Blätter zusammengeheftet und geschuppt, so dass auf jeder Seite ein Teil des Siegelabdrucks erscheint, wird dies ebenfalls anerkannt.
Gut zu wissen: An einigen Hochschulen in Deutschland werden Transcripts für ein Auslandsstudium maschinell erstellt und sind ohne Unterschrift und Stempel gültig. Da die Zielhochschulen im Ausland jedoch nicht die Echtheit des Dokuments überprüfen können, ist ein maschinell erstelltes Transcript ohne Unterschrift in den meisten Fällen nicht ausreichend.
Es wird zumeist nur dann für eine Bewerbung akzeptiert, wenn es mit einem sogenannten Verifizierungscode versehen ist: einer mehrstelligen, auf dem Transcript abgedruckten Nummer. Anhand dieses Codes ist es über einen öffentlich zugänglichen Link der Hochschule möglich, das Transcript zu verifizieren.
Sollte ein solcher Verifizierungscode nicht vorhanden sein, muss das Transcript zusätzlich vom Prüfungsamt der jeweiligen Hochschule mit Unterschrift und Stempel versehen werden, um die Authentizität des Ausdrucks zu bestätigen.
